Art. 77 Aufbewahrung von Aufzeichnungen | Anti-money laundering regulation (AMLR) | AML

This article sets out the record-keeping obligations for obliged entities, directly supporting the customer due diligence and suspicious transaction reporting requirements established elsewhere in the regulation.

It specifies what must be retained — covering due diligence documents, transaction records, internal assessments, and information shared through information-sharing partnerships — and establishes the conditions under which records may be kept as references rather than full copies.

The standard retention period is 5 years from the end of a business relationship or the date of a transaction, after which personal data must be deleted.

Competent authorities can extend this by a further 5 years on a case-by-case basis, and additional transitional provisions apply where legal proceedings are already pending at the date the regulation takes effect.

Important points:

Retain customer due diligence documents, transaction records, internal assessments, and information-sharing partnership records — all in unredacted form.
The default retention period is 5 years, at which point personal data must be deleted, though competent authorities may require an extension of up to a further 5 years.
Obliged entities may retain references to information instead of full copies, provided the information can be supplied immediately to competent authorities and cannot be modified or altered.

1. Die Verpflichteten bewahren die nachstehenden Unterlagen und Informationen auf:
  1. eine Kopie der Unterlagen und Informationen, die sie bei Erfüllung von Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden nach Kapitel III eingeholt haben, einschließlich mithilfe elektronischer Identifikationsmittel erlangter Informationen;
  2. eine Aufzeichnung der gemäß Artikel 69 Absatz 2 durchgeführten Bewertung, einschließlich der berücksichtigten Informationen und Umstände und der Ergebnisse dieser Bewertung, unabhängig davon, ob diese Bewertung dazu führen, dass der zentralen Meldestelle eine Meldung verdächtiger Transaktionen übermittelt wird, und eine Kopie dieser Meldungen verdächtiger Transaktionen, soweit vorhanden;
  3. die zur Ermittlung von Transaktionen erforderlichen Transaktionsbelege und -aufzeichnungen im Original oder als Kopie, wie sie nach nationalem Recht in Gerichtsverfahren verwendet werden können.
  4. wenn sie sich an Partnerschaften für den Informationsaustausch gemäß Kapitel VI beteiligen, Kopien der im Rahmen dieser Partnerschaften erlangten Unterlagen und Informationen und Aufzeichnungen über jeden Informationsaustausch.
2. Die Verpflichteten stellen sicher, dass die gemäß diesem Artikel aufbewahrten Unterlagen, Informationen und Aufzeichnungen nicht unkenntlich gemacht werden.
1. Abweichend von Absatz 1 können Verpflichtete beschließen, statt der Aufbewahrung von Kopien nur die Fundstellen dieser Informationen festzuhalten, sofern Art und Methode dieses Festhaltens sicherstellen, dass die Verpflichteten den zuständigen Behörden die Informationen umgehend liefern und diese nicht modifiziert oder geändert werden können.
2. Machen Verpflichtete von der in Unterabsatz 1 genannten Ausnahme Gebrauch, so legen sie in ihren nach Artikel 9 aufgestellten internen Verfahren die Kategorien von Informationen fest, bei denen sie anstelle einer Kopie oder eines Originals die Fundstelle festhalten, sowie die Verfahren, nach denen die Informationen in diesem Fall abgerufen werden, damit sie den zuständigen Behörden auf Verlangen vorgelegt werden können.
1. Die in den Absätzen 1 und 2 genannten Informationen werden fünf Jahre lang aufbewahrt, und zwar ab dem Tag der Beendigung der Geschäftsbeziehung oder ab dem Tag der Ausführung der gelegentlichen Transaktion bzw. ab dem Tag der Verweigerung der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung oder der Verweigerung der Ausführung einer gelegentlichen Transaktion. Unbeschadet der Aufbewahrungsfristen für Daten, die für die Zwecke anderer Rechtsakte der Union oder nationaler Rechtsvorschriften im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 erhoben werden, löschen die Verpflichteten personenbezogene Daten nach Ablauf der fünfjährigen Aufbewahrungsfrist.
2. Die zuständigen Behörden können von Fall zu Fall eine weitere Aufbewahrung der in Unterabsatz 1 genannten Informationen verlangen, sofern diese Aufbewahrung für die Verhinderung, Aufdeckung, Ermittlung oder Verfolgung von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung erforderlich ist. Die Frist für diese weitere Aufbewahrung darf einen Zeitraum von fünf Jahren nicht überschreiten.
1. Ist am 10. Juli 2027 in einem Mitgliedstaat ein Gerichtsverfahren anhängig, das die Verhinderung, Aufdeckung, Ermittlung oder Verfolgung von mutmaßlicher Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung betrifft, und besitzt ein Verpflichteter Informationen oder Unterlagen, die mit diesem anhängigen Verfahren zusammenhängen, so darf er diese Informationen oder Unterlagen ab dem 10. Juli 2027 fünf Jahre lang aufbewahren.
2. Die Mitgliedstaaten können unbeschadet ihrer Beweisregelungen im nationalen Strafrecht, die auf laufende strafrechtliche Ermittlungen und Gerichtsverfahren Anwendung finden, die Aufbewahrung dieser Informationen oder Unterlagen für weitere fünf Jahre gestatten oder vorschreiben, sofern die Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit dieser weiteren Aufbewahrung für die Verhinderung, Aufdeckung, Ermittlung oder Verfolgung mutmaßlicher Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung festgestellt wurden.