Information sharing system

I denna förordning fastställs praktiska och operativa bestämmelser för inrättande, upprätthållande och drift av Agora för tillsyn, undersökning, efterlevnadskontroll och övervakning enligt förordning (EU) 2022/2065, vilka bland annat kan omfatta informationsutbyte mellan två parter, anmälningsförfaranden, varningsmekanismer, arrangemang för ömsesidigt bistånd och problemlösning mellan samordnare för digitala tjänster, kommissionen, nämnden och andra behöriga myndigheter som har beviljats åtkomst till Agora i enlighet med förordning (EU) 2022/2065 (Agora-aktörer).

Med tanke på förmedlingstjänsternas gränsöverskridande och sektorsövergripande relevans är det nödvändigt med en hög grad av samordning och samarbete mellan de olika berörda aktörerna för att säkerställa konsekvent tillsyn, undersökning, efterlevnadskontroll och övervakning enligt förordning (EU) 2022/2065 och tillgång till relevant information genom Agora för detta ändamål.

För att undvika språkförbistring bör Agora finnas tillgängligt på unionens alla officiella språk. I detta syfte bör Agora erbjuda fullständigt automatiserade maskinöversättningsverktyg som kommissionen för närvarande har tillgång till för översättning av dokument och meddelanden som utbyts genom systemet. Kommissionen bör ställa dessa verktyg till förfogande för fysiska personer som arbetar under överinseende av samordnarna för digitala tjänster, kommissionen, nämnden eller andra behöriga myndigheter som har beviljats åtkomst till Agora (Agora-användare) samt Agora-användare som utsetts till administratörer av samordnarna för digitala tjänster, kommissionen och nämnden (Agora-administratör). De automatiska maskinöversättningsverktygen bör uppfylla säkerhets- och konfidentialitetskraven för informationsutbytet i Agora.

För att fullgöra sina uppgifter enligt förordning (EU) 2022/2065 kan samordnarna för digitala tjänster, kommissionen och nämnden behöva utbyta information som kan inbegripa personuppgifter. Allt sådant informationsutbyte bör vara förenligt med reglerna om skydd av personuppgifter i Europaparlamentets och rådets förordningar (EU) 2016/679(²) och (EU) 2018/1725(³). Följaktligen omfattas utbyte av personuppgifter som är nödvändigt för att fullgöra de skyldigheter och uppgifter som fastställs i förordning (EU) 2022/2065 av laglig behandling av uppgifter i enlighet med artikel 5 a i förordning (EU) 2018/1725 och artikel 6.1 e i förordning (EU) 2016/679.

Agora bör vara det verktyg som används för utbyte av information, vid behov inbegripet personuppgifter, vilket annars skulle ske på andra sätt, såsom vanlig post eller e-post, på grundval av en rättslig skyldighet som åläggs samordnarna för digitala tjänster, kommissionen, nämnden och andra behöriga myndigheter som har beviljats åtkomst till Agora i enlighet med förordning (EU) 2022/2065. Personuppgifter som utbyts via Agora bör endast behandlas för tillsyn, undersökning, efterlevnadskontroll och övervakning enligt förordning (EU) 2022/2065. Om personuppgifter behandlas vid driften av Agora i syfte att dela, begära och få tillgång till information, besvara begäranden om information, göra hänskjutanden samt begära åtgärder och stöd bör samordnarna för digitala tjänster vara separata personuppgiftsansvariga i den mening som avses i förordning (EU) 2016/679 för den behandling som de utför.

Varje samordnare för digitala tjänster får också besluta att använda Agora för sin egen ärendehanteringsverksamhet som utförs för tillsyn, undersökning, efterlevnadskontroll och övervakning enligt förordning (EU) 2022/2065. Om personuppgifter inte ska utbytas i Agora i syfte att dela, begära och få tillgång till information, besvara begäranden om information, göra hänskjutanden samt begära åtgärder och stöd, bör varje samordnare för digitala tjänster och, i tillämpliga fall, andra behöriga myndigheter som har beviljats åtkomst till Agora vara ensamt personuppgiftsansvarig i den mening som avses i förordning (EU) 2016/679 och förordning (EU) 2018/1725 med avseende på den uppgiftsbehandling som utförs med hjälp av Agora.

Överföring, lagring och annan behandling av fysiska personers personuppgifter bör ske i Agora i syfte att stödja kommunikationen mellan Agora-aktörer så att de kan handlägga ärenden i samband med tillsyn, undersökning, efterlevnadskontroll och övervakning enligt förordning (EU) 2022/2065.

Agora bör behandla personuppgifter i den mån det är absolut nödvändigt för tillsyn, undersökning, efterlevnadskontroll och övervakning enligt förordning (EU) 2022/2065. Agora bör behandla personuppgifter, såsom identifieringsuppgifter (t.ex. namn, smeknamn, alias, födelsedatum, födelseort, nationalitet, identitetshandlingar och vid behov andra kännetecken som kan underlätta identifieringen), kontaktuppgifter (t.ex. arbetsplatsadress och privat adress, e-postadress och telefonnummer), uppgifter om involvering i ärendet (t.ex. den fysiska personens ställning och funktion i ett företag, andra roller såsom misstänkt, offer, visselblåsare, uppgiftslämnare och vittne), ärenderelaterade uppgifter (t.ex. dokument, bild, video, ljudinspelning, uttalande, åsikter och protokoll) och all annan information som anses nödvändig för att uppfylla kraven i förordning (EU) 2022/2065.

I enlighet med principerna om inbyggt dataskydd och dataskydd som standard bör Agora utvecklas och utformas med vederbörlig hänsyn till kraven i dataskyddslagstiftningen, särskilt på grund av begränsningar av åtkomsten till personuppgifter som utbyts i Agora. Agora bör därför erbjuda ett betydligt starkare skydd och en betydligt högre säkerhet än andra metoder av informationsutbyte såsom telefon, vanlig post eller e-post.

Kommissionen bör tillhandahålla och förvalta Agoras programvara och it-infrastruktur, säkerställa dess tillförlitlighet, säkerhet, tillgänglighet, underhåll och drift samt delta i utbildning av och tekniskt stöd till Agora-administratörer och Agora-användare.

Medlemsstaternas behörighet att besluta vilka nationella myndigheter som ska fullgöra de skyldigheter som följer av denna förordning bör utövas i enlighet med artiklarna 49 och 62 i förordning (EU) 2022/2065. Medlemsstaterna bör kunna anpassa funktioner och ansvarsområden i förhållande till Agora så att de återspeglar deras interna administrativa strukturer och i Agora implementera en viss typ av arbete eller ordningsföljd i en viss arbetsprocess.

Varje samordnare för digitala tjänster bör utse och till kommissionen anmäla minst en Agora-administratör i sin medlemsstat för frågor som rör Agora. Varje samordnare för digitala tjänster bör också ansvara för utseendet av Agora-administratörer för sina respektive behöriga myndigheter som har beviljats åtkomst till Agora i enlighet med förordning (EU) 2022/2065. Varje Agora-administratör bör registrera, bevilja och återkalla åtkomst till Agora för sina egna Agora-användare. För att uppnå ett effektivt samarbete vad gäller tillsyn, undersökning, efterlevnadskontroll och övervakning av tjänster som omfattas av förordning (EU) 2022/2065 genom Agora bör medlemsstaterna se till att deras respektive Agora-administratörer och Agora-användare har de resurser de behöver för att fullgöra sina skyldigheter i enlighet med artikel 50.1 i förordning (EU) 2022/2065.

Information som en samordnare för digitala tjänster, kommissionen, nämnden eller en annan behörig myndighet som har beviljats åtkomst till Agora mottagit genom Agora från en annan samordnare för digitala tjänster, kommissionen, nämnden eller en annan sådan behörig myndighet bör inte förlora sitt värde som bevis i straffrättsliga, civilrättsliga eller administrativa förfaranden i enlighet med relevant EU-lagstiftning och nationell lagstiftning enbart på grund av att den har sitt ursprung i en annan medlemsstat eller att den mottogs på elektronisk väg, och den berörda Agora-aktören bör behandla den på samma sätt som liknande handlingar som har sitt ursprung i den egna medlemsstaten.

Det bör vara möjligt att behandla Agora-administratörers och Agora-användares namn och kontaktuppgifter när detta krävs för att uppfylla målen i förordning (EU) 2022/2065 och den här förordningen, inbegripet för övervakning av Agora-administratörernas och Agora-användarnas användning av Agora, kommunikation, utbildning och medvetandehöjande initiativ samt insamling av information i samband med tillsyn, undersökning, efterlevnadskontroll och övervakning av tjänster som omfattas av förordning (EU) 2022/2065 eller ömsesidigt bistånd i samband med detta.

För att säkerställa en effektiv övervakning av och rapportering om Agoras funktion bör samordnarna för digitala tjänster, nämnden och andra behöriga myndigheter som har beviljats åtkomst till Agora göra relevant information tillgänglig för kommissionen.

Registrerade bör informeras om behandlingen av deras personuppgifter i Agora och om de rättigheter de åtnjuter, särskilt rätten att få tillgång till uppgifter som gäller dem och rätten att få felaktiga uppgifter korrigerade och olagligt behandlade uppgifter raderade, i enlighet med förordning (EU) 2016/679 och förordning (EU) 2018/1725.

Varje Agora-aktör bör, i egenskap av personuppgiftsansvarig med avseende på uppgiftsbehandling som den utför i samband med tillsyn, undersökning, efterlevnadskontroll och övervakning av tjänster som omfattas av förordning (EU) 2022/2065, säkerställa att registrerade kan utöva sina rättigheter i enlighet med förordning (EU) 2016/679 och förordning (EU) 2018/1725. De bör bland annat inrätta en process för att regelbundet testa, bedöma och utvärdera de tekniska och organisatoriska åtgärdernas ändamålsenlighet för att trygga att behandlingen är säker.

Genomförandet av denna förordning och Agoras prestanda bör övervakas i den rapport om Agoras funktion som grundar sig på statistiska uppgifter från Agora och andra relevanta uppgifter. Kommissionen bör överlämna rapporten till Europaparlamentet, rådet och Europeiska datatillsynsmannen. Resultaten för samordnarna för digitala tjänster, nämnden och andra behöriga myndigheter som har beviljats åtkomst till Agora bör bland annat utvärderas på grundval av genomsnittliga svarstider i syfte att säkerställa effektiva och adekvata svar. I rapporten bör man också ta upp aspekter som rör skyddet av personuppgifter i Agora, inbegripet datasäkerhet.

Europeiska datatillsynsmannen har hörts i enlighet med artikel 42.1 i förordning (EU) 2018/1725 och avgav ett yttrande den 4 januari 2024.